Qartuxarakan gorc / Քարտուղարական գործ

Qartuxarakan gorc / Քարտուղարական գործ :
Նյութը `

Քարտուղարական գործը իրենից ներկայացնում է ցանկացած տեսակի տեղեկատվության հետ կատարվող մշակման աշխատանքների ամբողջությունը: Քարտուղարությունը զբաղվում է տարբեր տեսակի փաստաթղթերով ու դրանց մեջ կարևոր են նաև պաշտոնական հրահանգներ պարունակող փաստաթղթերը, որոնց մասին աշխատանքում խոսվում է ու որպես օրինակ բերված է հրաման պարունակող մի փաստաթղթի ձևաթերթը:Քարտուղարությունը հսկայական նշանակություն կարող է ունենալ տվյալ ձեռնարկության աշխատանքի արդյունավետության ու նրա հաջողությունների վրա:
Ինչպես հայտնի է, գործավարությունը/ քարտուղարական գործը փաստաթղթերի հետ կապված տարբեր բնույթի աշխատանքների ամբողջությունն է, որոնք կապված են կառավրման հետ: Այն սերտորեն կապված է այնպիսի հասկացության հետ, ինչպիսին փաստաթուղթն է: Պատահական չէ, որ հեղինակները, որոնք ուսումնասիրում են կառավարական մտքի զարգացումը, սկսում են շումերների կավի վրա թողած արձանագրությունները, որոնք թվագրվում են մ.թ.ա. ավելի քան երրորդ հազարամյակին: Այս առաջին փաստաթղթերը տեղեկություններ են պարունակում առևտրային գործարքների ու Շումերի օրենքների մասին, հանդիսանալով դեռևս հին աշխարհում կառավարման պրակտիկայի ու գործավարության գոյության ապացույց: Փաստաթղթավորման կառավարման խնդրի լուծումը ժամանակակից ժամանակհատվածում զարդացած երկրներում երկու հիմնական փուլ է անցել: Առաջինը` 1970-1980թթ. ընթացքում հեղինակների մեծ մասը կարծում էր, որ «թղթային կառավարումը» պետք չէ ու հնացել է: Սակայն գործավարության երկրորդ փուլը ցույց տվեց, որ «թղթերի» հոսքը մեծացել է, ու եզրահանգում է արվում, որ ավանդական գործավարության և էլեկտրոնային հաշվիչ մեքենաների միջոցով փաստաթղթերի մշակման գոյությունը միշտ էլ շարունակական կլինեն:
Փաստաթղթերը բաժանվում են մի շարք խմբերի`
 ձևաթերթ,
 կազմակերպա-հրահանգման փաստաթղթեր, որոնց մեջ մտնում են հրամանները, հրահանգները, արձանագրությունները,
 տեղեկատվական փաստաթղթեր, որոնցթվին են պատկանում տեղեկանքները, զեկույցային փաստաթղթերը, բացատրագրերը, ակտերը և այլն,
 անձնական գործով փաստաթղթերը, որոնց մեջ առանձնանում են հայտարարությունը, ինքնակենսագրությունը, բնութագիրը, պայմագիրը, սեփական կազմի հետ կապված հրամանները,
 ժամանակակից գործնական նամակներ, որոն քկարող են երեք բնույթ ունենալ`
-ինֆորմացիոն,
-կից
-միջազգային:
Քարտուղարը որոշակի պարտականություններ ունի.
1/ նա պետք է աշխատանքի գա ղեկավարից 15ր. շուտ , որպեսզի ստւոգի աշխատատեղերի վիճակը, աչքի անցկացնի օրվա պլանը, ճշգրտի ժամանակը ըստ օրացույցով,
2/ օրվա պլանին համապատասխան ընտրել համապատասխան փաստաթղթերը և գործերը,
3/ ստանալ թղթակցությունը, բացել ծրարները, ծանոթանալ բովանդակության հետ, մի կողմ դնել այն փաստաթղթերը, որոնք պահանջում են ղեկավար հրատապ որոշումը, Մնացած փաստաթղթերի համար պատրաստել հնարավոր պատասխանների տարբերակներ կամ դա կատարածուներին հանձնարարել: Փորձառու քրտուղարը ղեկավարի սեղանին երբեք ողջ թղթակցությունը չի դնի, նախապես այն չստուգելով: Ղեկավարի կողմից փաստաթղթին ծանոթանալու գործընթացը հեշտացնելու համար հաճախ քարտուղարը կարող է նրա բովանդակության կարևոր մասը ընդգծել: Բացի այդ քարտուղարը պետք ընտրի այս փաստաթղթերը, որոնք վերաբերում են տվյալ նամակին, որպեսզի ղեկավարը կարողանա ուսումնասիրել դրանք ու ճիշտ որոշում կայացնել:
4/ ղեկավարին թղթակցության մասին զեկուցել,
5/ ղեկավարի հետ ճշտել ընթացիկ օրվա համար նշանակված միջոցառումների բովանդակությունը: Եթե առաջանում են որոշակի փոփոխություններ, ապա քարտուղարը պետք է նշումներ կատարի իր գրանցումների մեջ: Նա պետք է ջնջի իրականացված կամ հետաձգված միջոցառումները: Պետք է ճշտի իր ու ղեկավարի գրառումների հաջորդականության համապատասխանությունը, միջոցառումների հաջորդականությունը պետք է նույնը լինի: Տարբերությունը կլինի քարտուղարի` նշվածի կատարման համար կատարվող միջոցառումների մեջ: Օրինակ, եթե ղեկավարի մոտ գրանցված է «ժամը 15.00 լինել նախարարությունում խորհրդակցության», ապա քարտուղարի մոտ այն կունենա հետևյալ տեսքը. «14.30 հիշեցնել ժամը 13.00-ին նախարարությունում կայանալիք ժողովի մասին, զանգել տրանսպորտային բաժին, որպեսզի մեքենան 14.30-ից ուշ չգա»,
6/ հեռախոսով կամ անձամբ փոխանցել ղեկավարի հրանագները կատարողներին, հիշեցնել կատարողներին փաստաթղթերի կատարման ժամկետների մասին:
7/ ղեկավարի հրահանգների ու ցուցումների սղագրումը: Որպես կանոն, ղեկավարը և քարտուղարը հաստատուն ժամանակ են սահմանում այս աշխատանքի համար օրվա առաջին կեսին, որը տևում է կես ժամ,
8/ հաճախորդների հետ, հեռախոսով աշխատանքը,
9/ գործերին փաստաթղթերի կցումը,
10/ մեքենագրական աշխատանքների կատարումը,
11/ ղեկավարի ցուցումներին համպատասխան փաստաթղթերի պատճենահանումը և բազմացումը:
Օրվա երկրորդ կեսին.
12/ հեռախոսով ու հաճախորդների հետ աշխատանքի շարունակումը,
13/ կրկին ստանալ ու մշակել թղթակցությունը, հավաքել ու ղեկավարի ստորագրության համար պատրաստել փաստաթղթերը, պատրաստել ամենը զեկույցի համար,
14/ նշել հաջորդ օրվա միջոցառումները,
15/ ղեկավարին զեկուցել ստացված նամակների ու կատարողական փաստաթղթերի մասին, ղեկավարից վերցնել նրա կողմից մշակված փաստաթղթերը,
16/ մշակել ու ուղարկել առաջին թղթակցությունը
Օրվա վերջին.
17. նայել օրագիրը և համպատասխան ծառայություններին տեղեկացնել որոշակի միջոցառումների անցկացման նախապատրաստման անհրաժեշտության մասին,
18/ եթե ղեկավարը աշխատելու է մնում աշխատանքյին օրվանից հետո, ապա նրան ապահովել համապատասխան անհրաժեշտ փաստաթղթերով, տեղեկատվությամբ,
19.կարգի բերել իր աշխատատեղը, հավաքել փաստաթղթերը, բանալիով փակել փաստաթղթերի պահարանները, ցանցից անջատել տեխնիկական միջոցները:
Ղեկավարին ոչ փաստաթղթային սպասարկման ժամանակ քարտուղարի պարտավորությունները կախված են որոշակի հանգամանքներից: Աշխատանքի արդյունավետությունը շատ անգամ կախված է մարդկանց անհատական հոգեբանական առանձնահատկություններից, հակումներից, հետաքրքրություններից, ընդունակություններից:
Քարտուղարի մասնագիտությունը պահանջում է մեծ պատրաստվածություն, անհատական ու գործնական հատկանիշների ամբողջ համալիր, որոնք պայմանավորված են քարտուղարակական գործի առանձնահատկություններով: Անծանոթ անհատին առաջին հայացքիցկթվա, որ քրտուղարական գործը բավական պարզ է ու դրա համար ոչ մի առանձնահատուկ գիտելիք էլ չի պահանջվում:
Սակայն դա այդպես չէ: Քարտուղարի մասնագիտությունը սպասարկող մասնագիտություն է համարվում: Քարտուղարի առաջադրանքը կայանում է նրանում, որ ղեկավարին ազատի ոչ ստեղծագործ, օժանդակ-տեխնիկական օպերացիաներ կատարելուց: Նրա պարտավորությունների մեջ են մտնում փաստաթղթային տեղեկատվության հավաքման, կազմման, ձևակերպման ու մշակման աշխատանքի ծավալի մեծ մասը, ինչպես նաև հաճախորդների ընդունման կազմակերպումը, խորհրդակցությունների ու նիստերի կազմակերպումը, հեռախոսային աշխատանքի մեծմասը և այլն: Քարտուղարի աշխատանքում կարևոր գործոն է հանդիսանում գործնական շփումը ղեկավարի հետ, ղեկավարի ոճով աշխատանքի կատարման ընդունակությունը:
Պայմանականորեն քարտուղարի պարտականությունները կարելի է բաժանել ղեկավարի փաստաթղթային ու ոչ փաստաթղթային սպասարկման: Ոչ փաստաթղթային սպասարկման օպերացիաների թվին են պատկանում այնպիսի օպերացիաները, ինչպիսիք են` ղեկավարի աշխատանքի ապահովման համար տեխնիկական գործառույթների իրականացումը, նիստերի ու խորհրդակցությունների պատրաստումը, հաճախորդների ընդունելության կազմակերպումը, հեռախոսային սպասարկումըգործուղումների նախապատրաստումը, իր աշխատանքի պլանավորումը: Մնացած պարտականությունները` ծառայողական փաստաթղթերի կազմումը, պատրաստումը, հավաքումը, փոփոխումները, գրանցումը, կատարման վերահսկողությունը, փաստաթղթերի պահպանման հանձնումը և գործորի նախապատրաստումը, սղագրումը, փաստաթղթերի մեքենագրումը, վերբերում են փաստաթղթային սպասարկմանը: Ըստ մասնագետների հաշվարկների, քարտուղարը ոչ փաստաթղային սպսարկման վրա ծախսում է իր աշխատաժամանակի 55-60%-ը: Պետք է նշել, որ տարբեր մակարդակի քարտուղարների աշխատանքի ծավալըկարող է տարբերվել ըստ բովանդակության ու ըստ ծավալի: Հաճախ մեծ ձեռնարկությունների քարտուղարները ունեն ենթականեր, որոնք կատարում են մեքենագրման հետ կապված աշխատանքները:

Leave a Reply